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Assista à gravação do Programa Amplifica, exibido em 11/02/2026, com o debate “Eficiência e Sustentabilidade em Documentos Digitais”, que aprofunda os temas abordados no curso.

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Nova funcionalidade contribui para a organização da base de dados e a melhoria das consultas no sistema.

Desde 8 de outubro de 2026, o Sistema Unificado de Administração Pública (Suap) conta com uma rotina diária de eliminação automática de documentos eletrônicos não utilizados. Na primeira execução, foram eliminados 42.005 documentos, contribuindo para a redução do acúmulo de registros e a otimização da base de dados.

Como funciona a rotina?

A eliminação automática contempla documentos nas situações Rascunho, Concluído e Cancelado, após completarem seis meses de calendário, observadas as regras de eliminação do sistema.

O prazo é contado a partir da data de criação do documento ou, no caso dos documentos cancelados, da data do cancelamento.

A eliminação dos documentos é definitiva.

💡 Boas práticas na gestão dos documentos eletrônicos

Embora o Suap disponha dessa rotina automática de eliminação, é importante que os usuários mantenham seus documentos eletrônicos organizados, removendo oportunamente da base os rascunhos e documentos em elaboração que não terão continuidade ou utilização administrativa.

Essa prática evita o acúmulo desnecessário de registros, contribui para a organização da base de dados e favorece uma utilização mais eficiente do sistema.

A Coordenadoria de Gestão de Informação informa que, a partir de 15 de junho de 2026, o SUAP passou a contar com duas melhorias relacionadas à recuperação e consulta de documentos eletrônicos vinculados a setores excluídos.

A primeira melhoria ocorre na funcionalidade “Adicionar Documento Interno”, utilizada para incluir documentos na instrução de um processo. Antes da atualização, documentos eletrônicos finalizados vinculados a setores excluídos não eram exibidos para seleção, o que exigia do usuário um procedimento operacional mais longo: baixar o documento e incluí-lo no processo como documento externo.

Com a atualização, esses documentos passam a aparecer na lista de documentos disponíveis para inclusão em processos, desde que estejam finalizados, condição necessária para sua utilização na instrução processual.

As regras de acesso permanecem preservadas. Quando o servidor é o proprietário do documento, ou seja, o responsável por sua criação, poderá localizá-lo e incluí-lo no processo independentemente do nível de acesso atribuído: público, restrito ou sigiloso. Quando o documento tiver sido criado por outro servidor, somente serão exibidos aqueles com nível de acesso público.

A segunda melhoria está relacionada à listagem de Documentos Eletrônicos. A partir da atualização, os setores excluídos também passam a ser exibidos na lista suspensa do filtro “Setor Dono”, que corresponde ao setor em que o documento foi criado.

Com isso, o usuário poderá filtrar documentos emitidos por setores que não estão mais ativos na estrutura institucional. A exibição desses setores no filtro não altera as permissões de acesso: documentos públicos poderão ser visualizados conforme as regras gerais do sistema, enquanto documentos restritos ou sigilosos continuarão acessíveis apenas aos usuários autorizados.

É importante destacar que a exclusão de um setor da estrutura organizacional não elimina a existência dos documentos já produzidos por ele, nem descaracteriza os registros administrativos correspondentes.

Especialmente em situações que envolvem alterações na estrutura organizacional, a melhoria contribui para a continuidade administrativa, a rastreabilidade dos documentos eletrônicos e a preservação da memória institucional no SUAP.

Desde o dia 06/02/2026, o Suap passou a executar uma verificação diária para organizar a base de dados. A nova rotina identifica e finaliza processos que foram abertos, mas que não tiveram continuidade de uso. A automação atua exclusivamente sobre processos vazios (sem documentos anexados e sem tramitação) que se enquadrem em uma das situações abaixo:

1. Inatividade: Criados há mais de 180 dias (6 meses) e mantidos sem movimentação;
2. Desligamento: Criados por servidores que foram exonerados ou desligados do IFSP (neste caso, a finalização é imediata, independente do prazo).

O sistema não apaga o processo da base de dados, apenas altera seu status para "Finalizado", registrando no histórico uma mensagem automática sobre o motivo da ação.

Precisa recuperar o número? Caso um processo vazio seja finalizado automaticamente e haja necessidade de utilizar aquele NUP (Número Único de Protocolo), o próprio criador pode desfinalizar o processo a qualquer momento e inserir os documentos necessários para dar andamento ao trâmite.