Em continuidade à ação divulgada em setembro de 2025 sobre o início do cadastramento das áreas de primeiro trâmite, a Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI) informa que os trabalhos de configuração dos fluxos processuais foram acelerados e estão em fase de finalização. Esta celeridade foi possível graças à implementação de melhorias técnicas no sistema, solicitadas pela CGI à TI, que viabilizaram o cadastramento em lote das rotas de destino.

O que antes exigia lançamentos manuais um a um — gerando a morosidade citada na publicação anterior — agora é realizado de forma massiva, permitindo cobrir rapidamente os tipos de processos pendentes.

O que muda para o usuário? Com a base de dados do "primeiro trâmite" devidamente alimentada, o Suap oferece agora maior segurança administrativa no momento do envio.

O servidor não precisa mais ter dúvida sobre qual área técnica deve receber a demanda; o sistema aponta o caminho oficial definido pela gestão.

Para tornar esse recurso ainda mais evidente, a interface de trâmite recebeu duas atualizações importantes de usabilidade:

1. Mudança de Nome e Conceito: A antiga opção "Sugestão do Sistema" foi renomeada para "Indicação do Setor". A mudança reforça que aquele destino não é uma escolha aleatória, mas a rota correta e mapeada para aquele tipo de processo.
2. Destaque na Tela: A opção foi movida para o topo da lista e já vem pré-selecionada. Assim, ao clicar em tramitar, o caminho correto já está traçado, bastando ao usuário confirmar o envio, reduzindo drasticamente o risco de encaminhamentos equivocados.

Dessa forma, a CGI cumpre o compromisso de padronização iniciado em setembro/2025, entregando um ambiente mais seguro e intuitivo para a tramitação de processos no IFSP.

A Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI) iniciou, em setembro de 2025, o cadastramento das áreas de primeiro trâmite no módulo de processos eletrônicos do Suap.

O recurso, já existente no sistema, não vinha sendo utilizado de forma sistemática devido à morosidade do processo de cadastro.
Para viabilizar a ação, a CGI solicitou à Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) uma melhoria que permitisse o cadastramento em lote, tornando a tarefa mais ágil e eficiente. Com o atendimento parcial da solicitação, o cadastramento pôde ser iniciado, ampliando o uso da funcionalidade e aprimorando a organização dos fluxos processuais.

Ao encaminhar um processo eletrônico, o usuário encontra, na tela de trâmite, as opções “Buscar setor de destino”, “Autocomplementar árvore” e “Sugestão do sistema”.
É nessa última opção que já aparece indicada a área gestora responsável pelo tratamento da demanda, bastando marcar a opção exibida e enviar o processo, um recurso simples que agiliza e orienta o envio dos processos ao destino correto.

Do total de 314 tipos de processo atualmente cadastrados no IFSP, 124 correspondem à área de Gestão de Pessoas, dos quais 90 tipos já estão com suas áreas de primeiro trâmite configuradas, assim como o único tipo de processo da Ouvidoria.
A diferença, 189 tipos de processo, que envolvem outras 17 áreas gestoras, está aguardando a devolutiva nos respectivos chamados abertos na Central de Serviços do IFSP Digital, para que a CGI possa dar continuidade ao cadastramento.

Entre os tipos ainda pendentes na área de Gestão de Pessoas, 34 dependem de um novo aprimoramento no sistema, solicitado à DTI, que permitirá cadastrar, de forma simultânea, várias áreas de origem (campi) para uma mesma área de destino.
Atualmente, cada cadastro precisa ser feito individualmente, o que torna o processo moroso, especialmente considerando que são mais de 40 campi envolvidos por tipo.
Com a melhoria, esse trabalho poderá ser realizado em único lançamento para cada tipo de processo, simplificando significativamente a atividade e reduzindo o tempo de execução.

A melhoria tornará o processo de configuração mais rápido e eficiente, especialmente para casos em que um setor da Reitoria centraliza o tratamento das demandas encaminhadas por todos os campi.

Com essa ação, o IFSP avança na padronização dos fluxos processuais eletrônicos, fortalecendo o uso das funcionalidades do Suap e promovendo mais agilidade e precisão no encaminhamento das demandas administrativas.

Em março de 2025, o Suap passou por um ajuste técnico para atender à Portaria AN nº 153, de 3 de maio de 2024, do Arquivo Nacional, que determina a inclusão de caracteres alfabéticos na codificação dos instrumentos de gestão documental utilizados pelos órgãos do Poder Executivo Federal.

O campo de classificação documental e processual, localizado no módulo de Documentos e Processos Eletrônicos, foi ampliado para permitir a inclusão do identificador institucional IFE, referente às Instituições Federais de Ensino.

Em setembro de 2025, a Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI) concluiu a adequação do sistema às normas estabelecidas pelo Arquivo Nacional.

📄 Referência normativa:
Portaria AN nº 153, de 3 de maio de 2024 — Arquivo Nacional (DOU, 07/05/2024)

A partir de 2 de junho de 2025, o Suap passou a impedir a clonagem de documentos eletrônicos vinculados a modelos (templates) que foram atualizados após a criação do documento original.

A funcionalidade de clonagem continua disponível, mas agora só é possível clonar documentos cuja versão do modelo ainda esteja vigente no sistema.

A medida foi implementada para evitar a reutilização de versões desatualizadas que possam estar em desacordo com normas, layouts institucionais ou exigências legais. Dessa forma, cada novo documento gerado mantém-se alinhado ao padrão mais recente adotado pelo IFSP.

Na prática, quando o modelo de origem for atualizado, a opção de clonagem ficará indisponível. Nesses casos, o usuário deve criar um novo documento a partir do modelo atualizado.

A Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI-DDI), em parceria com a Área de Sistemas da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), implementou uma melhoria no Suap que facilita a escolha do tipo de processo eletrônico.

Antes, o campo de busca “Filtro” retornava apenas processos cujo nome contivesse exatamente a palavra digitada.

Agora, com o novo refinamento, o sistema também reconhece palavras-chave associadas à situação, documento ou atividade — mesmo que essas palavras não apareçam no nome do processo.

Isso significa que o servidor pode digitar aquilo que tem em mãos — como “certificado” ou “vacina” ou "chuva" — e o sistema apresentará os tipos de processo mais adequados à sua demanda.

Essa melhoria torna a busca mais eficiente, reduz erros de classificação e fortalece a gestão documental institucional.

O trabalho de inserção das palavras-chave foi iniciado com base nas expressões mais recorrentes no sistema, mas segue em constante construção.

Caso identifique a necessidade de incluir uma nova palavra-chave, o servidor pode abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital com sua sugestão. A equipe da CGI analisará a proposta e, se pertinente, a palavra será incorporada ao filtro de busca.

A partir de 11 de abril de 2025, não é mais obrigatório preencher o campo “Tipo do Documento” durante o cadastro de um novo documento. O servidor pode ir diretamente para a escolha do modelo, tornando o processo mais ágil.

Outra melhoria importante é a flexibilização da busca por modelos de documentos. O sistema agora reconhece variações na grafia, como:

• letras minúsculas ou maiúsculas;
• ausência de acentuação ou cedilha;
• pequenas diferenças de pontuação.

Com isso, não é mais necessário digitar o nome exato do modelo para encontrá-lo, o que facilita a busca.

Essas mudanças visam otimizar o fluxo de criação de documentos eletrônicos e melhorar a experiência do usuário no Suap.

A partir de abril/2025, os documentos eletrônicos assinados no Suap contam com um recurso que reforça a segurança, rastreabilidade e organização: a inserção automática da epígrafe e da numeração de páginas no rodapé do PDF gerado.

Na prática, isso significa que, mesmo que na visualização direta, dentro do processo no sistema, o documento seja tratado como uma única página — e, portanto, a numeração ainda não apareça visivelmente —, a novidade está no fato de que, ao gerar o PDF, o sistema passa a incluir automaticamente no rodapé a epígrafe completa (com número do documento, setor emissor e data), além da numeração das páginas, em conformidade com práticas já consolidadas em sistemas como o SEI (Sistema Eletrônico de Informações).

Essa atualização representa um ganho importante para quem precisa imprimir, arquivar ou encaminhar documentos, garantindo que cada página esteja devidamente identificada. Com a epígrafe e a numeração presentes em todas as páginas, torna-se muito mais fácil manter a integridade do documento e evitar confusões na organização de processos fora do ambiente digital.

Em 24 de fevereiro de 2025, o Termo de Responsabilidade pelo Uso do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap) foi atualizado para deixar mais claras as regras e obrigações de cada usuário quanto ao uso do sistema.

A medida reforça a segurança da informação e a responsabilidade individual pelos registros e ações realizadas no ambiente do Suap.

O termo, exibido no primeiro acesso de todo usuário, passou a destacar de forma mais explícita os deveres relativos à veracidade dos dados, à proteção das informações pessoais e sensíveis e ao uso correto do sistema, conforme previsto na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e na Lei de Acesso à Informação (LAI).

A atualização também aprimora a gestão de acesso de pessoas externas, pois o próprio usuário reconhece e assume eletronicamente sua responsabilidade, garantindo mais transparência e rastreabilidade às operações realizadas no sistema.

A nova versão do termo foi elaborada pela Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI), em conjunto com a Diretoria de Desenvolvimento Institucional (DDI) e a Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), fortalecendo as práticas de governança digital e conformidade legal no IFSP.

📄 Leitura na íntegra:
Termo de Responsabilidade nº 1/2025 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP

Desde novembro de 2022, o Escritório de Processos (EP) – e a partir de junho de 2024, sob a responsabilidade da Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI-DDI) – vem revisando os tipos de processos do IFSP, visando sua adequação ao Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. O projeto também contempla a adaptação ao Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades–fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES.

Para isso, conta com a participação essencial das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que demandam a abertura de processos.

Em setembro de 2024, a CGI finalizou a atribuição dos códigos de classificação para todos os tipos de processos ativos no Suap.

A partir de outubro/2024, a manutenção dos tipos de processos no Suap será constante. A CGI-DDI já iniciou um novo ciclo de conversas com as áreas gestoras, sempre com o objetivo de realizar uma revisão detalhada dos tipos de processos no Suap. O foco desta etapa está no cadastro de orientações para a correta abertura de processos e no cadastro da área do primeiro trâmite.

Considerando o Ofício nº 000.439/2021-SECEXEDUCAÇÃO, que comunica a determinação do Acórdão 484/2021 – TCU - para consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos mediante ferramenta de transparência ativa e o Comunicado Nº 1/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP segue o link que relaciona os tipos de processos que já estão com data cadastrada para disponibilização de Consulta Pública Inteiro Teor.

As orientações para autuação do processo eletrônico estão disponíveis no SUAP no momento de sua abertura.

Assumindo os serviços de estruturação/gestão afetos ao IFSP-Digital (Documentos e Processos Eletrônicos), bem como, outros assuntos ligados à gestão da informação, conforme especificado acima - REGIMENTO PRD/RET-IFSP - 22/07/2024 - foi criada em 03/06/2024 a Coordenadoria de Gestão da Informação - CGI-DDI, subordinada à Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI-PRD.