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Central de Serviços do IFSP Digital: para orientações sobre a abertura de chamados, consulte o tutorial Abrindo Chamado na Central de Serviços – IFSP Digital.

Art. 34. A Coordenadoria de Gestão da Informação tem como objetivo a organização da informação da instituição com a estruturação das políticas internas para a identificação e análise das informações a partir de sua aquisição, custódia e distribuição em sua melhor disposição, através de cumprimento do seu ciclo de vida. São atribuições desta coordenação:

1. Planejar a gestão da informação e documentação, estabelecendo e administrando políticas de gestão da informação e documentação;

A CGI é responsável por coordenar a criação e atualização de políticas de gestão da informação, adaptadas às necessidades de todas as áreas do IFSP. Essas políticas devem estabelecer diretrizes claras sobre o manejo da informação, assegurando sua acessibilidade, segurança e um fluxo eficiente entre os setores.

Em síntese: a CGI planeja e estabelece políticas gerais para a gestão da informação na instituição, com foco na acessibilidade e segurança dos dados.

2. Estabelecer diretrizes de gestão de segurança da informação no que tange a análise arquivística;

A CGI é responsável por definir diretrizes e políticas de segurança da informação voltadas para a análise arquivística, assegurando que a integridade e a proteção da informação sejam mantidas durante todo o ciclo de vida dos documentos. Essas diretrizes devem levar em consideração as características específicas de cada área, garantindo que as informações sejam protegidas contra acessos não autorizados e riscos de perda ou comprometimento.

Em síntese: a CGI define políticas de segurança voltadas à proteção dos documentos arquivísticos.

3. Estabelecer padrões para a produção de documentos e processos;

Definir normas e diretrizes para a produção de documentos e processos administrativos e acadêmicos. Isso inclui colaborar com as áreas envolvidas para desenvolver guias metodológicos que detalhem como os documentos devem ser estruturados, assegurando uma formatação unificada e coerente, facilitando sua interpretação e tramitação.

Em síntese: a CGI desenvolve padrões e metodologias para orientar a elaboração de documentos de forma padronizada.

4. Gerenciar documentos arquivísticos;

A CGI é responsável por gerenciar o ciclo de vida dos documentos arquivísticos, assegurando que os procedimentos de organização, armazenamento e tramitação sejam cumpridos de acordo com as normas estabelecidas. As decisões sobre avaliação, destinação, guarda permanente ou eliminação dos documentos são de responsabilidade da COPAD, conforme a legislação vigente.

Em síntese: a CGI atua no gerenciamento dos documentos ao longo de seu ciclo de vida, enquanto a destinação final é realizada pela COPAD.

5. Produzir documentos, elaborando formas de apresentação das informações padronizadas;

A CGI insere no Suap os modelos de documentos eletrônicos utilizados pelos usuários, garantindo a padronização de seu formato e estrutura. As áreas gestoras são responsáveis pelo conteúdo, enquanto a CGI assegura que os modelos respeitem as diretrizes estabelecidas.

Em síntese: a CGI disponibiliza modelos eletrônicos padronizados, enquanto o conteúdo é de responsabilidade das respectivas áreas gestoras.

6. Gerenciar as informações classificadas quanto ao seu grau de sigilo;

A CGI assessora as áreas na gestão e no armazenamento de informações quanto à classificação de privacidade, apoiando a implementação dos procedimentos técnicos de proteção de dados pessoais e sensíveis. A supervisão da conformidade com a LGPD compete à CGPD.

Em síntese: a CGI atua na implementação técnica dos procedimentos de proteção das informações, enquanto a CGPD orienta e supervisiona a conformidade com a LGPD.

7. Promover o trâmite da informação e documentação com procedimentos padronizados;

A CGI desenvolve e implementa procedimentos que promovem o fluxo padronizado da informação e dos documentos entre as áreas, estabelecendo controles que contribuam para a eficiência e a uniformidade da tramitação.

Em síntese: a CGI estabelece procedimentos técnicos padronizados para o trâmite da informação e da documentação.

8. Orientar a avaliação da informação e documentação aplicando a Tabela de Temporalidade;

A CGI é responsável por cadastrar no Suap os códigos de temporalidade para guarda e destinação, garantindo que essas informações estejam associadas aos respectivos tipos de documentos.

Em síntese: a CGI realiza a aplicação técnica dos códigos de temporalidade no sistema.

9. Orientar o arquivamento da informação e da documentação, destinando-a com base na avaliação;

A CGI atua para assegurar a correta classificação dos documentos no Suap, aplicando os códigos de classificação de acordo com as normas de gestão documental e as orientações pertinentes.

Em síntese: a CGI contribui para que a informação e a documentação sejam classificadas e organizadas de acordo com os instrumentos de gestão documental.

10. Orientar sobre o repositório oficial do IFSP;

A CGI orienta quanto à organização e disponibilização das informações em ambientes institucionais, buscando favorecer sua adequada localização, consulta e preservação.

Em síntese: a CGI orienta sobre a organização e disponibilização das informações nos repositórios institucionais.

11. Promover o acesso à informação através dos portais institucionais; e

A CGI atua na organização e disponibilização de informações de sua área de competência nos portais institucionais, buscando facilitar o acesso dos usuários a orientações, normas, materiais de apoio e demais conteúdos relacionados à gestão da informação. Essa atuação contribui para ampliar a transparência, a acessibilidade e a organização da informação institucional.

Em síntese: a CGI promove o acesso organizado às informações de sua área de atuação, utilizando os portais institucionais como canais de disponibilização e consulta.

12. Monitorar a gestão da informação corporativa.

A CGI avalia a implementação das práticas e políticas de gestão da informação, identificando necessidades de melhoria e contribuindo para que a informação institucional seja gerida de forma organizada, segura e alinhada às normas vigentes.

Em síntese: a CGI monitora e aprimora as práticas de gestão da informação corporativa.