O que é o IFSP Digital
Com a entrada em operação dos módulos Documentos e Processos Eletrônicos no SUAP, o IFSP atende ao Decreto n.º 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização dos processos administrativos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Para planejar, articular, implantar e gerenciar as diversas ações do projeto, por meio da Portaria n.º 2.059/2017, foi constituído o Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital (NGPID). (Apresentação IFSP Digital)
Conceitos
Documento - Unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte;
Documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
Processo - é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou ainda, instruções para pagamento de despesas, assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgão autorizados a executar tais procedimento;
Processo Eletrônico - aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
Processo de Negócio - é um conjunto de atividades ou tarefas estruturadas relacionadas que produzem um serviço ou produto específico para seus clientes ou para um cliente particular;
Fluxos - registro das movimentações dos documentos e processos.
Perguntas Frequentes
Quais as principais mudanças ?
Teremos dois módulos para utilização no SUAP, Documentos Eletrônicos e Processos Eletrônicos.
No primeiro poderá se elaborar documentos com assinatura digital, já existindo modelos pré-definidos que auxiliarão na padronização dos nossos documentos.
No segundo módulo serão criados os processos eletrônicos adicionado-se documentos nato-digitais ou digitalizados substituindo o processo físico para tramitação.
Como defino o nível de acesso e classifico um documento nos módulos de documentos e processos eletrônicos ?
Pedimos que acessem o documento Nível de Acesso e Classificação de Documentos onde há links para as orientações sobre como definir nível de acesso e classificação de documentos.
Que tipos de processos devo utilizar ?
Cada processo eletrônico tem seu tipo correspondente definido no módulo já com as parametrizações básicas desse processo, como nível de acesso e sua classificação. Caso não haja o tipo de processo que precise envie sua solicitação para o .
Faço os ofícios da Direção Geral, que antes tinha a sigla DRG/SLT, mas nesse novo formato ele sai com a sigla e nome da Coordenadoria de Apoio à Direção. Não teria como eu fazer e sair DRG ?
O servidor em função de chefia pode gerenciar as pessoas ou setores que podem gerar documentos com a sigla de sua área. As orientações estão no capítulo 2 do tutorial de documentos eletrônicos disponível na página do IFSP DIGITAL ou no link https://drive.ifsp.edu.br/s/wThdBfBn11229o3.
O rodapé, que não pode ser editado, está sem o telefone, como podemos arrumar isso ?
O telefone é uma "variável" no documento eletrônico que o puxa automaticamente do cadastro de telefones do módulo de Gestão de Pessoas na opção "Setores do menu". Apenas a chefia do setor possui a permissão de inserir e modificar o telefone, para isso ele deve, dentro do SUAP, ir no Módulo Gestão de Pessoas | Setores , buscar o setor desejado, clicar em "Gerenciar Telefones" e atualizar as informações. Lembrando que a variável reproduzirá o que está no cadastro do setor relacionado ao setor dono do documento criado e que foi selecionado pelo(s) operador(es) deste documento eletrônico.
Os ofícios externos feitos por outros setores do câmpus, que antigamente tinham a numeração da Diretoria Geral (DRG) agora podem ser feitos diretamente por esses setores (numeração e sigla deles) e apenas assinados pela Direção ?
Sim é possível pois a identificação do documento não é feita apenas pelo número, mas sim por todo o conjunto de número + setor. Mas é claro que fica a critério do câmpus convencionar a sigla que deverá ser usada, caso seja apenas DRG será necessário o compartilhamento do setor DRG com outras pessoas ou setores, vai depender de uma análise de conveniência e risco.
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