O que é o IFSP Digital
Com a entrada em operação dos módulos Documentos e Processos Eletrônicos no SUAP, o IFSP atende ao Decreto n.º 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização dos processos administrativos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Para planejar, articular, implantar e gerenciar as diversas ações do projeto, por meio da Portaria n.º 2.059/2017, foi constituído o Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital (NGPID). (Apresentação IFSP Digital)
title="Conceitos''
Documento - Unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte;
Documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
Processo - é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou ainda, instruções para pagamento de despesas, assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgão autorizados a executar tais procedimento;
Processo Eletrônico - aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
Processo de Negócio - é um conjunto de atividades ou tarefas estruturadas relacionadas que produzem um serviço ou produto específico para seus clientes ou para um cliente particular;
Fluxos - registro das movimentações dos documentos e processos.
Perguntas Frequentes
Quais as principais mudanças ?
Teremos dois módulos para utilização no SUAP, Documentos Eletrônicos e Processos Eletrônicos.
No primeiro poderá se elaborar documentos com assinatura digital, já existindo modelos pré-definidos que auxiliarão na padronização dos nossos documentos.
No segundo módulo serão criados os processos eletrônicos adicionado-se documentos nato-digitais ou digitalizados substituindo o processo físico para tramitação.
Como defino o nível de acesso e classifico um documento nos módulos de documentos e processos eletrônicos ?
Pedimos que acessem o documento Nível de Acesso e Classificação de Documentos onde há links para as orientações sobre como definir nível de acesso e classificação de documentos.
Que tipos de processos devo utilizar ?
Cada processo eletrônico tem seu tipo correspondente definido no módulo já com as parametrizações básicas desse processo, como nível de acesso e sua classificação. Caso não haja o tipo de processo que precise envie sua solicitação para o .
Faço os ofícios da Direção Geral, que antes tinha a sigla DRG/SLT, mas nesse novo formato ele sai com a sigla e nome da Coordenadoria de Apoio à Direção. Não teria como eu fazer e sair DRG ?
O servidor em função de chefia pode gerenciar as pessoas ou setores que podem gerar documentos com a sigla de sua área. As orientações estão no capítulo 2 do tutorial de documentos eletrônicos disponível na página do IFSP DIGITAL ou no link https://drive.ifsp.edu.br/s/wThdBfBn11229o3.
O rodapé, que não pode ser editado, está sem o telefone, como podemos arrumar isso ?
O telefone é uma "variável" no documento eletrônico que o puxa automaticamente do cadastro de telefones do módulo de Gestão de Pessoas na opção "Setores do menu". Apenas a chefia do setor possui a permissão de inserir e modificar o telefone, para isso ele deve, dentro do SUAP, ir no Módulo Gestão de Pessoas | Setores , buscar o setor desejado, clicar em "Gerenciar Telefones" e atualizar as informações. Lembrando que a variável reproduzirá o que está no cadastro do setor relacionado ao setor dono do documento criado e que foi selecionado pelo(s) operador(es) deste documento eletrônico.
Os ofícios externos feitos por outros setores do câmpus, que antigamente tinham a numeração da Diretoria Geral (DRG) agora podem ser feitos diretamente por esses setores (numeração e sigla deles) e apenas assinados pela Direção ?
Sim é possível pois a identificação do documento não é feita apenas pelo número, mas sim por todo o conjunto de número + setor. Mas é claro que fica a critério do câmpus convencionar a sigla que deverá ser usada, caso seja apenas DRG será necessário o compartilhamento do setor DRG com outras pessoas ou setores, vai depender de uma análise de conveniência e risco.
Notícias
set/20
- COMUNICADO No.1/2020- CAP-PRA/DAMS-PRA/DIE-PRA/PRO-ADM/RET/IFSP - Assunto: Documentos Eletrônicos do Patrimônio
"Encontram-se disponibilizados no SUAP - Módulo Documentos Eletrônicos, os Modelos abaixo discriminados, destinados ao atendimento do operacional da Área do Patrimônio. Estes modelos estão formatados com: cabeçalho, margens, fontes, e campos variáveis de preenchimento automático (campos identificados entre chaves duplas, que se referem a dados do câmpus do servidor logado).
O uso destes Modelos de Documentos facilita a inserção em processos eletrônicos, por estarem na mesma plataforma; a segurança do trâmite eletrônico e a eliminação do arquivamento físico dos documentos, já que estes podem ser assinados digitalmente e permanecem à disposição na base de dados do sistema."
O comunicado na íntegra e a lista dos modelos dos Documentos Eletrônicos do Patrimônio disponibilizados podem ser consultados neste link.
- O IFSP Digital solicitou à TI o desenvolvimento da funcionalidade que permite às pessoas externas ao IFSP verem e assinarem documentos eletrônicos. As pessoas externas, devidamente cadastrados no SUAP e que não são servidores ou estudantes, poderão acessar e assinar documentos eletrônicos, como atas, contratos, dando ciência e validade nos documentos eliminando a necessidade de impressão e digitalização desses documentos, atendendo uma grande demanda de várias áreas do IFSP.
- Estão disponíveis para utilização vários modelos de documentos eletrônicos da DAPAD utilizados para realização de IPS e PAD, todos os documentos utilizados estão sendo colocados no formato eletrônico facilitando assim o trabalho das comissões.
mar/19
- COMUNICADO CONJUNTO 1/2019 - DLA-PRA/PROADM/RET/IFSP / GAB-RET: Implementação do Ofício Geral Eletrônico e desativação do Memorando no SUAP
"No dia 18 de março de 2019, estará disponível o modelo eletrônico do documento "Ofício Geral - para assuntos de guarda não permanente" no módulo de documentos eletrônicos no SUAP. Neste mesmo dia, em concordância com o Manual de Redação da Presidência - 3ª edição, o tipo de documento "Memorando" será desativado no SUAP.
A numeração será automática nos moldes propostos pelo manual, portanto o setor de Protocolo Geral CPG-GAB não irá mais fornecer o número de Ofício.
O modelo do Ofício Geral foi elaborado pela cadastradora de modelos de documentos do Gabinete, que em breve estará divulgando também o modelo de Edital Geral, Comunicado Geral e Comunicado Conjunto Geral.
Preparamos um material de apresentação sobre a implementação do ofício em PDF e vídeo MP4, disponíveis nos links abaixo:
Link da apresentação em PDF : Ofício - Apresesentação em PDF
Link da apresentação em vídeo: Ofício - Apresesentação em vídeo
jan/19
- Comunicado Interno 1/2019 - DLA-PRA/PROADM/RET/IFSP, Assunto: Formulários da CCM- DGP Gestão de Pessoas disponíveis no módulo de Documentos Eletrônicos do SUAP
Foram inseridos pela CCM-DGP no módulo de Documentos Eletrônicos 15 tipos de requerimentos para uso a partir do dia 29/01/19: Alteração de Dados Bancários, Alteração de localização de exercício (mudança de setor dentro do mesmo Câmpus e sem Função), Atualização Cadastral, Auxílio Natalidade, Auxílio Pré-Escolar, Auxílio Transporte, Cadastro de Horário de Trabalho, Declaração Funcional, Inclusão de Dependentes para Licença por Motivo de Doença em Pessoa da Família, Inclusão ou Exclusão de Dependentes(s) para Dedução de Imposto de Renda, Justificativa de Faltas e Atrasos, Licença Gala (Casamento), Licença Nojo (Falecimento de Pessoa da Família), Licença Paternidade e sua Prorrogação, Saúde Suplementar.
Os roteiros de utilização e mais informações podem ser obtidos no Quadro de transição digital da área de Gestão de Pessoas.
dez/18 SUAP - MÓDULO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS - Modelo de "Memorando Geral DFE" disponível para utilização e demais recomendações
abr/18 Núcleo Gestor do IFSP Digital fará apresentação dos módulos de Documentos e Processos Eletrônicos no Suap
abr/18 IFSP Digital: novo módulo no Suap para abertura de processos
mar/18 Atualização do SUAP dia 16/04 das 7h às 12h | 1. Processo e Documentos e Eletrônicos
jan/18 Apresentação IFSP Digital
set/17 IFSP Digital: Tramitação digital de documentos e processos trará economia, agilidade e segurança
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